Eficàcia formal i comunicativa
El llenguatge administratiu no és creatiu, ni literari, ni hi té lloc la ironia o l’humor, no és una escola d’escriptors…, i sortosament només ens hi haurem de barallar quan hàgim d’adreçar-nos a un òrgan administratiu o estendre una acta o fer l’ordre del dia d’una reunió de veïns. Avui us volem donar quatre idees clares per superar aquestes situacions amb èxit.
Tot i disposar d’una fraseologia i estructura pròpies (hi ha models de documents per a comunicacions determinades: sol·licitud, certificat, etc.) el cert és que el llenguatge administratiu ha de ser tan proper al ciutadà com sigui possible i ha de fugir de construccions carregades (perífrasis, gerundis, futurs d’obligació, formes passives), que distancien l’emissor del receptor i converteixen el text en un laberíntic i avorrit conjunt de frases estereotipades. Quan parlem de llenguatge administratiu parlem de concisió, claredat, precisió i ordre.
El registre i les formes de salutació i comiat han de ser coherents al llarg de tot el text. A un Benvolgut senyor,/Benvolguda senyora, li correspon un Atentament o Cordialment; un Fins aviat, no seria adequat!
Cal evitar els verbs buits; és a dir, construccions amb un verb de poc contingut semàntic (efectuar, realitzar, procedir, etc.) i un substantiu, que no aporten cap significat al text i el converteixen en una mena de suflé d’aquells que sí que baixen. Per exemple: X *va procedir a presentar la sol·licitud d’ajut, hauria de ser X va presentar la sol·licitud d’ajut.
Lligat a aquest abús hi ha el de la nominalització, que és un procés pel qual es transformen en substantius paraules d’altres categories (verbs, adverbis, adjectius, etc.). Aquest recurs és correcte, però convé no abusar-ne en una oració o en un paràgraf perquè enfarfega el text i el fa difícil de llegir. Per tant, davant la Directiva *va donar lectura als acords, molt millor, la Directiva va llegir els acords.
Cal estructurar el text en paràgrafs que responguin a una mateixa idea i respectar l’ordre lògic de les frases, per tant, les idees principals han d’anar al començament del text.
Per acabar, esperem que no *procediu a efectuar res mai més, sinó que feu les coses tal com s’han de fer.
